ERP Integrado Marketplace: Como Organizar Pedidos de Vários Canais?

Introdução:

Vender em diferentes marketplaces pode aumentar as oportunidades de negócio, mas também exige organização para não perder pedidos, atrasar entregas ou vender produtos que já acabaram. Quando cada plataforma possui seu próprio painel, acompanhar pagamentos, estoque e envios fica mais trabalhoso. Um ERP integrado marketplace ajuda a reunir essas informações em um único ambiente, permitindo controlar os pedidos de vários canais de forma mais organizada. Para isso, é importante manter os produtos cadastrados corretamente, acompanhar as atualizações de estoque e definir uma rotina de separação e expedição. Neste artigo, você entenderá como organizar essas etapas, evitar erros comuns e melhorar o controle das vendas online e presenciais.

O que você vai aprender:

• Como centralizar pedidos recebidos de diferentes marketplaces.

• Quais etapas acompanhar para evitar atrasos na entrega.

• Como organizar o estoque para não vender produtos indisponíveis.

• Como conferir separação, faturamento e expedição.

• Quais cuidados tomar com cancelamentos e repasses financeiros.

Por que organizar pedidos de vários marketplaces é tão difícil?

O principal desafio de vender em vários canais não está apenas na quantidade de pedidos, mas na necessidade de acompanhar diferentes informações ao mesmo tempo.

Uma loja pode receber uma venda pelo marketplace, outra pela loja virtual e uma terceira no balcão. Cada operação precisa ser registrada, conferida e encaminhada para as próximas etapas.

Quando essas informações ficam espalhadas, a equipe perde tempo alternando entre plataformas e pode deixar passar pedidos importantes.

Pedidos chegando por plataformas diferentes

Imagine uma loja de acessórios que vende pela internet e também atende presencialmente.

Durante a manhã, chegam pedidos de diferentes canais. Alguns já estão pagos, outros aguardam confirmação e outros possuem prazo de envio mais curto.

Sem uma organização centralizada, o responsável precisa abrir cada painel para descobrir quais vendas precisam de atenção.

Isso pode provocar situações como:

• Pedidos aprovados que demoram para ser separados.

• Produtos vendidos que continuam disponíveis em outros canais.

• Dificuldade para identificar quais mercadorias devem ser enviadas primeiro.

• Informações duplicadas em planilhas e sistemas.

O problema se torna maior quando várias pessoas participam do atendimento, da separação e da expedição.

Informações espalhadas dificultam o acompanhamento

Quando a empresa utiliza controles independentes, uma mesma venda pode aparecer em diferentes lugares.

O pedido fica registrado no marketplace, a movimentação de estoque é anotada em outro sistema e a conferência financeira é realizada em uma planilha.

Esse processo exige mais trabalho manual e aumenta a possibilidade de divergências.

A organização começa quando a empresa define onde cada informação será registrada e como os dados circularão entre os canais.

Como funciona um ERP integrado marketplace na organização dos pedidos?

Um ERP integrado marketplace conecta o sistema de gestão da empresa aos canais de venda, permitindo compartilhar informações sobre pedidos, produtos e estoque.

Em vez de registrar manualmente cada compra, a integração pode importar os dados dos pedidos e reunir as informações necessárias para seu processamento.

O funcionamento exato depende dos recursos disponibilizados pelo ERP e pelas plataformas conectadas.

O que acontece quando um cliente faz um pedido?

Em uma operação integrada, o fluxo pode funcionar da seguinte maneira:

• Pedido realizado: o cliente compra um produto em determinado marketplace.

• Recebimento: os dados da venda são enviados ao ERP.

• Conferência: a situação do pagamento e a disponibilidade dos itens são verificadas.

• Separação: a equipe identifica os produtos que devem ser preparados.

• Faturamento: a documentação fiscal é emitida conforme a operação.

• Expedição: o pedido é embalado e encaminhado para envio.

• Acompanhamento: as informações de despacho e conclusão são registradas.

Essa sequência ajuda a visualizar todo o caminho do pedido.

Porém, nem todas as etapas acontecem automaticamente. Algumas dependem de conferência humana ou de funcionalidades específicas da integração.

Para compreender melhor a comunicação entre os sistemas, vale consultar o conteúdo sobre como funciona um ERP integrado marketplace.

Quais informações devem acompanhar cada pedido?

Para organizar as vendas corretamente, cada pedido precisa possuir informações suficientes para identificação e acompanhamento.

Os principais dados são:

• Número do pedido.

• Marketplace ou canal de origem.

• Produtos e quantidades.

• Valor da compra.

• Situação do pagamento.

• Prazo de envio.

• Situação da separação e do faturamento.

• Informações de expedição, quando disponíveis.

Esses registros facilitam a localização de pendências e diminuem a necessidade de procurar informações em vários lugares.

Como organizar os pedidos por status e evitar atrasos?

Separar os pedidos por etapa é uma maneira prática de identificar o que precisa ser feito ao longo do dia.

Quando todos os pedidos aparecem juntos, sem nenhuma classificação, fica difícil distinguir aqueles que precisam de conferência dos que já estão prontos para envio.

Crie etapas claras para o processamento

O primeiro passo é definir uma sequência que represente a rotina da loja.

Um pedido recém-recebido não deve ser tratado da mesma maneira que outro já separado e faturado.

Como organizar os pedidos de marketplace em cada etapa

Os nomes e as etapas podem variar conforme a plataforma e o sistema utilizado.

Priorize os pedidos conforme os prazos

Nem sempre o pedido mais antigo é aquele que precisa ser enviado primeiro.

Os marketplaces podem trabalhar com diferentes horários de coleta, modalidades de entrega e prazos de postagem.

Por isso, a equipe deve verificar quais pedidos possuem maior urgência.

Uma organização simples pode começar com três grupos:

• Pedidos que precisam ser enviados no mesmo dia.

• Pedidos programados para o próximo período de expedição.

• Pedidos que aguardam alguma confirmação ou correção.

Essa separação ajuda a planejar o trabalho sem depender apenas da ordem em que as vendas aparecem no sistema.

Como lidar com pedidos que apresentam problemas?

Alguns pedidos podem apresentar informações incompletas, divergências de produtos ou alterações após a compra.

Nessas situações, é importante impedir que o pedido avance sem a conferência necessária.

Por exemplo, se a compra foi cancelada antes da separação, a equipe precisa verificar sua situação antes de preparar a mercadoria.

O objetivo é evitar embalagens desnecessárias, movimentações incorretas e envios indevidos.

Como evitar vender o mesmo produto em dois canais diferentes?

Uma das dificuldades mais comuns nas vendas multicanal acontece quando o mesmo produto está anunciado em diferentes lugares.

Se o estoque não for atualizado corretamente, uma mercadoria vendida em um canal pode continuar aparecendo como disponível em outro.

Esse problema pode provocar cancelamentos e atrasos, além de exigir contato com o consumidor para explicar a falta do item.

Por que o estoque fica diferente entre os canais?

As divergências podem surgir por diferentes motivos:

• Vendas presenciais que não atualizam os marketplaces.

• Pedidos online ainda não registrados no sistema de gestão.

• Produtos cadastrados com códigos diferentes.

• Reservas não consideradas no saldo disponível.

• Cancelamentos processados incorretamente.

• Falhas ou atrasos de comunicação entre plataformas.

Imagine uma loja com cinco unidades de determinado fone de ouvido.

Durante a manhã, duas unidades são vendidas no balcão. Se os marketplaces continuarem anunciando cinco unidades, a loja poderá aceitar pedidos acima da quantidade realmente disponível.

Como funciona a atualização do estoque integrado?

A sincronização permite compartilhar as movimentações entre os canais conectados.

Quando uma venda acontece, o sistema registra a movimentação e atualiza a disponibilidade de acordo com as regras configuradas.

Assim, as vendas realizadas na loja física podem ser consideradas no estoque utilizado pelas plataformas online.

Para entender melhor essa relação, consulte o artigo sobre como integrar o PDV às vendas online e evitar estoque desatualizado.

É importante lembrar que a sincronização depende da comunicação entre os sistemas. Portanto, ela reduz riscos, mas não elimina completamente a possibilidade de divergências.

Estoque físico, reservado e disponível: qual é a diferença?

Essas três informações precisam ser diferenciadas:

Estoque físico: quantidade de mercadorias existentes no estabelecimento.

Estoque reservado: unidades comprometidas com pedidos que ainda estão sendo processados.

Estoque disponível: quantidade que pode ser oferecida para novas vendas.

Por exemplo, uma loja possui 20 unidades físicas, mas cinco estão reservadas para pedidos aprovados.

Se não existirem outras restrições, o estoque disponível será de 15 unidades.

Anunciar as 20 unidades sem considerar as reservas pode provocar novas vendas de produtos que já possuem destino definido.

Quando utilizar um estoque de segurança?

O estoque de segurança é uma quantidade mantida como reserva operacional.

Ele pode ser útil para produtos com alto giro, reposição demorada ou maior risco de divergência entre canais.

Entretanto, não existe uma quantidade ideal para todas as lojas.

A definição deve considerar a procura pelo produto, o prazo de reposição, o histórico de movimentações e o funcionamento da integração.

Como padronizar os produtos para evitar erros nas integrações?

Antes de conectar diferentes plataformas, é importante conferir se os produtos estão identificados corretamente.

A integração depende de informações consistentes para reconhecer quais anúncios correspondem aos itens cadastrados no ERP.

Utilize códigos de produtos consistentes

O SKU é um código utilizado para identificar determinado produto ou variação.

Uma loja de roupas, por exemplo, pode trabalhar com camisetas do mesmo modelo em diferentes tamanhos.

Cada variação precisa ser reconhecida corretamente para que a venda de uma camiseta tamanho M não reduza, por engano, o estoque do tamanho G.

Na revisão dos cadastros, confira:

• Código interno do produto.

• Descrição.

• Unidade de comercialização.

• Cor, tamanho ou modelo.

• Correspondência entre o produto e seus anúncios.

• Quantidade inicial disponível.

Atenção aos kits e produtos vendidos em conjunto

Produtos comercializados em kits exigem cuidados adicionais.

Imagine uma loja que vende uma caneca individualmente e também oferece um kit com três unidades.

Se um kit for vendido, o estoque precisa considerar a saída das três canecas utilizadas na composição.

Caso o sistema não reconheça essa relação, poderá manter uma quantidade disponível incorreta.

Por isso, antes de iniciar a integração, é recomendável testar produtos com variações e kits, quando essa modalidade fizer parte da operação.

Como organizar a separação, o faturamento e o envio dos pedidos?

Depois que uma compra é aprovada, começa uma etapa essencial: preparar o produto correto para o consumidor.

Mesmo com os pedidos centralizados, erros na separação podem provocar trocas, devoluções e retrabalho.

Separe os produtos com uma conferência organizada

Uma rotina de separação pode seguir esta ordem:

• Identificar o pedido aprovado.

• Localizar os produtos no estoque.

• Conferir códigos e quantidades.

• Separar as mercadorias.

• Verificar se os itens correspondem ao pedido.

• Encaminhar para embalagem e expedição.

Em lojas com produtos semelhantes, a conferência por código ajuda a reduzir trocas entre modelos ou variações.

Confira os dados antes do faturamento

Antes da emissão da nota fiscal, é importante verificar os dados necessários para a operação.

Entre os pontos de atenção estão a identificação dos produtos, os valores, as quantidades e as informações fiscais aplicáveis.

Dependendo da integração, o ERP pode aproveitar os dados recebidos do marketplace para apoiar o faturamento.

Entretanto, a existência dessa integração não dispensa a conferência das informações.

Registre o envio e acompanhe a conclusão

Após a embalagem, o pedido deve ser encaminhado para a modalidade de entrega correspondente.

A equipe precisa conferir a etiqueta, o volume e as informações necessárias ao despacho.

Quando a integração permite compartilhar dados de envio, o status pode ser atualizado no canal de venda.

O importante é manter o registro da operação para identificar o que já foi despachado e o que ainda precisa de atenção.

Como acompanhar o financeiro das vendas realizadas em marketplaces?

Organizar pedidos também significa compreender quanto a empresa realmente receberá por cada venda.

O valor pago pelo consumidor nem sempre corresponde ao valor líquido repassado ao vendedor.

Isso acontece porque podem existir comissões, tarifas, descontos e custos relacionados à operação.

Entenda a diferença entre valor vendido e valor a receber

Imagine uma venda de R$ 200,00.

Se as tarifas e comissões aplicáveis totalizarem R$ 30,00, o valor líquido previsto após essas deduções será de R$ 170,00, antes de considerar outros custos e ajustes que possam existir.

Esse é apenas um exemplo de cálculo, não uma tabela de tarifas de marketplaces.

A empresa precisa analisar as condições efetivamente aplicadas a cada canal.

Como conferir os repasses de cada canal?

A conciliação consiste em comparar os valores registrados nas vendas com os repasses informados pelas plataformas.

Essa conferência deve observar:

• Pedidos aprovados e concluídos.

• Valores brutos das vendas.

• Tarifas e comissões.

• Cancelamentos e reembolsos.

• Ajustes informados pelo canal.

• Valores recebidos e ainda pendentes.

O acompanhamento ajuda a identificar diferenças e evita confundir faturamento com dinheiro efetivamente disponível.

Como identificar os canais com melhores resultados?

Uma loja pode vender mais em determinado marketplace e, ainda assim, obter uma margem menor nesse canal.

Por isso, vale observar não apenas o volume de pedidos, mas também os custos relacionados às vendas.

Ao comparar os resultados, o gestor pode identificar quais canais apresentam maior movimentação, quais produtos possuem melhor saída e onde existem despesas que precisam ser acompanhadas.

Quais erros devem ser evitados ao integrar vários marketplaces?

A integração facilita a troca de informações, mas precisa ser acompanhada de processos claros.

Alguns erros podem comprometer o funcionamento da operação mesmo quando os sistemas estão conectados.

Começar com cadastros desorganizados

Produtos duplicados, variações incorretas e códigos inconsistentes podem provocar movimentações em itens errados.

Antes da integração, é importante revisar os cadastros e corrigir as informações necessárias.

Não testar o recebimento dos pedidos

A empresa deve conferir se os pedidos são importados corretamente e se as atualizações acontecem conforme o esperado.

Os testes podem incluir vendas, cancelamentos, reservas e alterações de estoque.

É melhor identificar uma configuração incorreta em um teste controlado do que durante um período de grande movimentação.

Ignorar falhas de comunicação

Uma interrupção de conexão pode impedir a atualização de pedidos ou quantidades.

Por isso, a equipe precisa verificar notificações de erro e movimentações pendentes, quando esses recursos estiverem disponíveis.

Também é importante evitar reenviar operações sem confirmar se elas já foram processadas, pois isso pode gerar duplicidades.

Não definir responsáveis pelas pendências

Quando todos podem acompanhar uma situação, mas ninguém possui essa responsabilidade definida, algumas tarefas podem ficar esquecidas.

Uma organização simples consiste em estabelecer quem confere os pedidos recebidos, quem acompanha as divergências de estoque e quem verifica a expedição.

Assim, cada etapa possui um responsável e as pendências podem ser identificadas com mais facilidade.

Como escolher um ERP integrado marketplace para sua loja?

A escolha de um ERP precisa considerar os canais utilizados pela empresa e os processos que apresentam maior dificuldade.

Nem todas as lojas precisam das mesmas funcionalidades.

Uma operação com poucos pedidos possui necessidades diferentes de um comércio que trabalha com grande variedade de produtos e várias plataformas.

Verifique quais marketplaces podem ser conectados

Antes de contratar uma solução, confirme a compatibilidade com os canais utilizados.

Também é importante verificar:

• Como acontece a importação dos pedidos.

• Quais informações são atualizadas.

• Como funciona a sincronização do estoque.

• Se existem limitações para determinados produtos.

• Como são tratadas falhas e pedidos cancelados.

Ter integração disponível não significa que todas as etapas da operação serão automatizadas.

Avalie a centralização dos pedidos e do estoque

O ideal é que o sistema permita consultar os pedidos recebidos e acompanhar as movimentações relevantes para a operação.

O VendasPro apresenta recursos de centralização de pedidos de marketplaces, sincronização de estoque e integração das vendas físicas e online.

Essas funcionalidades podem ajudar empresas que precisam acompanhar diferentes canais sem depender exclusivamente de controles separados.

Antes de utilizar qualquer solução, porém, é importante confirmar quais integrações e recursos estão disponíveis para a necessidade específica do negócio.

Considere o crescimento da operação

Uma loja que começa vendendo em apenas um marketplace pode ampliar suas atividades posteriormente.

Por isso, é interessante avaliar se o sistema acompanha o aumento do volume de pedidos e a necessidade de conectar novos canais.

Também vale verificar a facilidade de consultar informações de vendas, estoque e resultados.

Realize testes antes de começar

Antes de utilizar a integração em toda a operação, faça simulações com produtos e pedidos controlados.

Confira se a importação ocorre corretamente, se as quantidades são atualizadas e como o sistema trata os cancelamentos.

Esses testes ajudam a identificar ajustes necessários antes de iniciar a rotina completa.

Conclusão: Como manter os pedidos organizados mesmo vendendo em vários canais?

Organizar pedidos de diferentes marketplaces exige mais do que acompanhar as vendas em cada plataforma. É necessário manter produtos cadastrados corretamente, definir etapas claras para o processamento dos pedidos e conferir as movimentações de estoque.

Um ERP integrado marketplace pode facilitar esse trabalho ao reunir informações importantes e diminuir a dependência de registros manuais. Entretanto, a qualidade da operação também depende da conferência dos dados, do acompanhamento das pendências e da organização da equipe.

Com esses cuidados, a empresa consegue identificar pedidos que precisam de atenção, reduzir erros operacionais e acompanhar as vendas desde o recebimento até a conclusão.

Quer centralizar os pedidos e organizar melhor suas vendas? Conheça o VendasPro e descubra como seus recursos de integração podem ajudar na gestão das vendas físicas e online.

Evite vender produtos que já saíram do estoque!

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